По моему мнению, следует уведомить ИФНС, в которой состоит на учете ИП, о ведении деятельности по сдаче помещений в аренду. Расходы принять за счет чистой прибыли. В дальнейшем требовать у контрагента извещение от органов статистики с кодами ОКВЭД, это будет подтверждение Вашей осмотрительности. При аренде у физ. лица достаточно договора и расписки о принятии денег, НДФЛ удерживается налоговым агентом, поэтому в договоре следует указать полную сумму, а в расписке о принятии платежа сумму за вычетом НДФЛ. Если сотрудник в командировке оплатит полную стоимость аренды без удержания НДФЛ, то в ИФНС по месту жительства арендодателя выслать надо уведомление о невозможности удержания НДФЛ.
При оформлении проживания в гостинице командированному работнику должна быть выдана квитанция (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать (п. 8 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утв. постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490,далее – Правила № 490):
- наименование исполнителя;
- фамилию, имя, отчество потребителя;
- сведения о предоставляемом номере (месте в номере) ;
- цену номера (места в номере) ;
- другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.
При этом Правила № 490 не содержат требования об обязательном указании в данном документе (квитанции, талоне и т. п. ) каких-либо иных реквизитов (например, адреса исполнителя) .
Счет, выданный гостиницей, можно считать документом, подтверждающим факт оказания услуг, он служит достаточным основанием для санкционирования оплаты денежных обязательств (подп. 15 п. 5 Порядка санкционирования оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета, утвержденного приказом Минфина России от 01.09.2008 № 87н) .
В том случае, когда гостиница не использует контрольно-кассовую технику (ККТ) , должен выдаваться бланк строгой отчетности (БСО) . Право отказаться от ККТ предоставлено п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт” (далее – Закон № 54-ФЗ) . Организации и предприниматели могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих БСО. Обязательными реквизитами таких бланков являются, в частности, место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица, шестизначный номер и серия документа, идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю) , выдавшей документ, и т. д. Бланк документа может быть изготовлен типографским способом либо сформирован с использованием автоматизированных систем. Стандартная офисная техника для изготовления БСО не подходит.
⇢ 
