Как списать в расходы ГСМ если ездишь на своем авто?

Вы заключаете договор аренды.
В договоре аренды следует указать следующее:
себестоимость поддержания исправного состояния автомобиля, капитального ремонта, расходных материалов и ГСМ. В соответствии с параграфом 3 "Аренда основных средств" гл. 34 "Аренда" ГК РФ транспортные средства могут быть предоставлены в аренду как с предоставлением услуг по управлению и эксплуатации, так и без предоставления указанных услуг. В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, основные средства (в данном случае автомобиль) , арендованные организацией, учитываются на забалансовом счете 001 "Арендованные основные средства" в оценке, указанной в договоре аренды.
В целях бухгалтерского учета плата за аренду основных средств, используемых в производственных целях, является для организации расходами по обычным видам деятельности (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н (ред. от 27.11.2006)), которые признаются в бухгалтерском учете при наличии условий, указанных в п. 16 ПБУ 10/99, и включаются в себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг (п. 9 ПБУ 10/99).
При признании в бухгалтерском учете организации расходов по аренде автотранспортного средства производится запись по дебету счета 26,44 и др. в корреспонденции с кредитом счета 76.
Транспортный налог будет платить то лицо, на которое зарегистрировано транспортное средство.
Первичным документом, подтверждающим расходы на ГСМ, является путевой лист, унифицированная форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Для признания расходов необходимо наличие чеков АЗС и правильно оформленных путевых листов. При отсутствии же путевого листа одни только чеки АЗС целесообразность осуществленных расходов не подтверждают.
Унифицированная форма путевого листа, обязательна лишь для автотранспортных компаний. Минфин России неоднократно указывал, что остальные организации вправе разработать собственную форму путевого листа или иного документа, который подтверждал бы расходы на ГСМ. Единственное требование к такой самостоятельно составленной форме - в ней должны быть отражены все обязательные реквизиты, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"
Кроме того, в Письме Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327 говорится, что путевые листы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности расходов.
Можно конечно, вместо договора предусмотреть компенсационные выплаты в любом размере, но здесь надо учесть то, что все сверхнормовые выплаты будут обложены НДФЛ, и кроме того, все равно для подтверждения расходов. путевые лист обязтельны.
Самое главное при использовании транспорта -путевые листы и НДФЛ, сверх нормы.

Берете это авто а аренду у владельца за минимальную арендную плату. С аренды, при ее выплате, не забываем удерживать НДФЛ и переводить его в бюджет. В следующем году не забудьте отчитаться за НДФЛ. Ведете путевые листы: куда, кто и на какое расстояние ездили. При этом учитываем показания спидометра. В расходы можем списать топливо, масло и другие расходные материалы только по нормам. Очень это трудоемко.

В вашем случае наверное лучше всего составить договор на безвозмезное пользование автотранспортным средством, составить акт приема-передачи с указанием показаний спидометра и остатка бензина в баке. Выписывать путевки и по ним каждый день списвать бензин по норме.