Когда ставить This is, а когда it is?

Вопрос не простой. Тут можно несколько страниц написать. Я расскажу о местоимениях It \ this \ that

Вообще this используется для обозначения предметов или событий, расположенных близко в пространстве, времени или значимости; that - для соответственно отдалённых.
Кто это? переведём Who is this?, если тычем пальцем в одного из людей на фотографии, и Who is that?, если указываем на кого-нибудь, стоящего поодаль.
That более употребительное. Во всех вопросах типа, Что это было : What was that? Или Что это такое: What is that? , обычно говорят that. Ну а если о предмете, которыи прямо рядом и здесь то говорят What is this?

It может быть словом-заместителем, которое заменяет ранее употреблённое существительное в единственном числе, обозначающее предмет или понятие. В таких случаях it передаётся на русский язык словами "он / она / оно".

This is a new map. It is very large. Это новая карта. Она очень большая.

It может выполнять функцию формального подлежащего в безличных предложениях и на русский язык не переводится. Безличные предложения с it:

дают оценку какому-либо действию (It is important to know these facts. Важно знать эти факты) ;
указывают на пространственно-временные отношения (It is 5 km to the port. До порта 5 км. It is 5 o'clock now. Сейчас 5 часов.) ;
указывают на погодные условия и состояние атмосферы (It is cold. Холодно. It is getting. Темнеет.) .

Еще подробнее )))

Местоимение it
а) заменяет предметы, животных, младенцев:
Where's the cat? It's in the next room.
She looked at the baby: it was sleeping.

б) выражает презрительное отношение к отдельным личностям:
This is my young men. Where did you find it?

в) выступает в роли возвратных частиц — сь/-ся и местоимения себя/собою/себе/собой.. .
The company brings a great task before it.

г) означает нечто/что-то/то самое.. .
This is it.
Вот оно.

д) является указательным местоимением:
Who is it?
Кто это?
That's it.
Вот именно.

е) используется для усиления (вместе с глаголом to be):
It was him who helped me.
Именно он помог мне.

ж) усиливает значение глагола и собственно указывает на то, что это глагол, а не, например,
существительное:
Move it!
Пошел!

з) служит формальным подлежащим в безличных оборотах, в которых подлежащего нет и быть не
может:
It's snowing.
It's eight o'clock.

и) служит формальным подлежащим в неопределенно-личных предложениях:
It is said that...

к) служит формальным дополнением:
I leave it to the others to answer.

Местоимение that

а) указывает на лицо/понятие/событие/предмет/действие, отдаленное по месту или времени:
that woman
та женщина

б) противопоставляется this:
That is good, and this is bad.
Это хорошо, а это плохо.

в) указывает на что-л. уже известное говорящему:
What noise was that?
Что это был за шум?

г) заменяет слово во избежание его повторения:
This wine is better than that.
Это вино лучше того.

д) который/кто/тот, который и т. п.
Here is the letter that came yesterday.

е) часто равно in which, on which, at which, for which и т. д.
All the cities that they came to.
Все города, в которые они приезжали.
I am that I am.
Я тот, кто я есть.

ж) так, до такой степени:
The hair was about that long.
Волосы были примерно такой длины.

з) очень, чрезвычайно, в высшей степени:
I did not take him that seriously.
Я не воспринимала его всерьез.

и) что, чтобы (служит для присоединения различных типов придаточного предложения к главному:
придаточных изъяснительных, цели, следствия и т. д. )
She knew that he was
Она знала, что он был там.

Местоимение this

а) указывает на лицо/понятие/событие/предмет/действие, близкое по месту или времени в
противоположность that :
Take this book and I'll take that one.
Возьмите эту книгу, а я возьму ту.

"Конкретно это", "это есть".