организация документооборота. порядок прохождения входящих документов

Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для
студентов экономического факультета) / Сост. Т. В. Сиганова. – Омск:
Омск. гос. ун-т, 2004. – 71 с.
10. Организация документооборота и его основные этапы.
«Документооборот – это движение документов с момента их по-
лучения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или
сдачи на хранение» (ГОСТ Р 51141 – 98).
Соответственно масштабам движения документов можно выделить
документооборот конкретного должностного лица, структурного подраз-
деления, организации, отрасли и даже целого государства. Нормативные
акты и методические пособия, Государственная система документацион-
ного обеспечения управления (ГСДОУ) рассматривают в качестве объек-
та документооборот организации в целом.
Документооборот организации состоит из потоков документов,
циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (ру-
ководители организации, структурные подразделения, специалисты) и
пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, ко-
пировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в
разных подразделениях организации документопотоки сливаются в еди-
ный поток корреспонденции.
Проектирование рациональной системы документооборота проис-
ходит на самых ранних стадиях становления предприятия. При формиро-
вании аппарата управления происходит разделение обязанностей между
руководителями и исполнителями, определяется последовательность
подписания, визирования, согласования, утверждения и рассмотрения
(резолюции) основных документов. Таким образом, для каждого вида
документа складываются свои индивидуальные маршруты движения: от
создания до исполнения «путешествуют» они по организации, подобно
движению поездов в метрополитене. При правильно поставленном доку-
ментообороте они не должны без необходимости «перескакивать» с одно-
го пути на другой или возвращаться на ту же станцию, с которой только
что были отправлены. Однако это не означает, что при выпадении какого-
либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т. д. ) работа
должна остановиться. Для этого создаются альтернативные (дублирую-
щие) маршруты движения документов, т. к. каждого руководителя в его
отсутствие обязательно заменяет другое должностное лицо, временно
выполняющее его функции.
Согласно ГСДОУ маршруты движения документов внутри органи-
заций должны обязательно оформляться в виде схем. Они разрабатыва-
ются службой делопроизводства, утверждаются руководителем организа-
ций и включают все пункты обработки документной информации, в том
числе и компьютерные. Если сроки прохождения и обработки документов
поддаются нормированию, то они также отражаются в схемах. Рекомен-
52
дуется разрабатывать отдельные схемы для каждой категории докумен-
тов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и
по основной деятельности, финансовые документы и т. д. Утвержденные
руководством, эти схемы приобретают нормативную силу.
К факторам, характеризующим режим движения документов, отно-
сятся объем документопотока в физических величинах, пропускная спо-
собность различных каналов связи, средств создания и тиражирования
документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабаты-
вающих информацию, и ее конечных потребителей.
Вероятностный характер поступления документов в организацию
делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте
потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (перемен-
ной) документации5. Их необходимо учитывать при планировании доку-
ментооборота.
Организация рационального документооборота учреждения или
предприятия прежде всего преследует цель: исключение возвратности
движения документов. Пребывание документа в одном структурном под-
разделении или у одного исполнителя, в той или иной инстанции должно
быть строго обусловлено необходимостью его обработки. Для сокраще-
ния времени движения документов и повышения оперативности их ис-
полнения различные операции, по возмож

Кое-что вышлю на Вашу почту!