Как сообщить о том, что факс отправлен?

Несколько дней назад устроилась на работу. В нашем городе открыт филиал, а головная компания находится в другом городе. Необходимые и запрашиваемые документы отправляем по электронной почте или по факсу. При этом факс отправляется на автомате, а после этого надо позвонить по другому телефону и сказать, что факс отправила. Возник такой вопрос - что сказать начальству головной компании, когда отправила факс?
Сегодня, не зная, что разговариваю с начальником отдела, ляпнула - отправила вам факс, сходите, заберите его. Естественно, тот позвонил нашему вышестоящему и рассказал о случившемся. Тот пришел, мне высказал возмущение - что за приказной тон был? Как тогда говорить надо, чтобы было культурно, вежливо? Фраза "Здравствуйте. Вам звонит ...Я вам факс отправила о ..." а дальше и говорить не знаю чего. И разговор какой -то обрубленный выходит, но и продолжить речь не знаю как. Кто сталкивался с такой заморочкой, напишите, как вы общаетесь на тему отправки факсов.