Создание формы на сайте.

Выбор файла ПДФ в качестве интерактивного приглашения изначально тупиковая идея. Нужно написать тонну кода для выгоныки ПДФ и последующей обработки файла.
В ПДФ поиск осуществляется по слоям и координатам. Вы представляете какой это геморрой?

Лучше написать веб-сервис который будет обрабатывать
1) запрос с формы: сервис генерирует нужный шаблон (с картинками текстом заданным), в шаблоне ставится "обратная связь" с имэйл на которое отправлено сообщение с сервисом: ссылка с хешем на форму для указания ФИО.
В БД сайта заводится строка
хешкод имэйл название рассылки дата другиенужныеколонки.

Ессно что если чел открыл ссылку и указал ФИО то он придет.
По ссылке блаблабла. хтмл? принятьприглашение=ХешКод мы можем извлечь имэйл (т. к. ранее уже связали его). Все что остается дождаться нажатия кнопки отправить и в БД уходит строка
ФИО имэйл мероприятие другиенужныеколонки

"SQL не вариант"
СКЛ всегда вариант. Создайте двухкнопочное приложение с кнопками Скачать и ЗАгрузить. По нажатию на которые ваш секретарь будет получать эксель, делать с ним что он хочет и по кнопке Загрузить закачивать его обратно.

А работы точно по Вашему ТЗ начальная цена 120 000 рублей. Предоплата в размере 25% в случае подтвреждения Плана Разработки по Вашему ТЗ (там будет детально описан функционал).
Предоплата не возвращается при отказе оплачивать Систему или при аннулировании работ над Системой.
Вы получите следующее:
1) Сайт который будет проводить автоматизированную рассылку в виде ПДФ аттача с обратной связью.
2) Кабинет Секретаря где он сможет выгружать результаты рассылки в свой эксель.
3) Возможность загрузки файла Эксель будет сделана после разъяснения по п. "секретарь должен обновлять базу данных" - какие таблицы? какие поля? Что именно в таблице ОБНОВЛЯЕТ Ваш секретарь?

ахахах, тупой чтоли в интернете загугли!