Как составить бухгалтерскую справку?

У нас в организации получилась такая ситуация: привезли шпатлевку и растворитель в мае прошлого года. Документов на них не было. Шпатлевка и растворитель были израсходованы при изготовлении металлоконструкций. Накладные пришли только в январе 2013 года. Каким образом грамотно составить бухгалтерскую справку?