На работе проблема с бумагами, в папке с подтверждением заказов

Они в алфавитном порядке. Когда приходят счета нужно доставать с папки надлежащее подтверждение и вместе со счетом скреплённые архивировать. Проблема находить и доставать с папки подтверждения . Это толстая папка и когда туда сюда переворачиваешь бумагу дырки от дырокола портятся. Это два три часа работы. Как можно решить эту проблему?