относятся ли к расходам будущих периодов расходы на покупку 1С и Консультант плюс?

В целях ведения бухгалтерского учета расходы на приобретение компьютерных программ по общему правилу признаются расходами по обычным видам деятельности.

Исключением из общего правила является случай, когда организация приобретает программный продукт по авторскому договору, предусматривающему полную передачу исключительного права на программу для ЭВМ (базу данных) . В этом случае приобретенные права подлежат учету в составе нематериальных активов организации в соответствии с нормами ПБУ 14/2000. Этот случай мы рассматривать не будем.

Во всех остальных ситуациях независимо от гражданско-правового оформления сделки по приобретению программного продукта расходы организации на его приобретение в состав нематериальных активов не включаются. Программный продукт организация может приобретать на основании как договора купли-продажи, так и авторского договора о передаче неисключительных прав либо о частичной передаче исключительных прав. В любом из этих случаев расходы на приобретение программы в состав нематериальных активов включаться не должны (см. письмо Минфина России от 30 апреля 2003 г. N 04-02-05/3/40).

Как правило, приобретенный программный продукт используется в деятельности организации в течение определенного (более месяца) периода времени. Порядок бухгалтерского учета расходов на приобретение программы определяется условиями договора об оплате.

Если платежи за программу производятся в виде фиксированного разового платежа, то он отражается организацией-пользователем как расходы будущих периодов (по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов» ) с последующим списанием на затраты в течение срока использования программы. Такой позиции на сегодняшний день придерживаются и налоговые органы, и Минфин России (см. письмо Минфина России от 29 августа 2003 г. N 04-02-05/5/13).

Как определить срок списания расходов на приобретение программы?

Если программа приобретена на основании авторского договора, то расходы на ее приобретение списываются в течение срока действия договора. Если же в документах на приобретение программы срок использования не определен, то организации следует установить его самостоятельно исходя из предполагаемого срока полезного использования этой программы.

Как отразить обновление программы?

Большинство программных продуктов требует постоянного обслуживания и обновления. Особенно это касается различных программ автоматизации бухгалтерского и налогового учета, а также справочно-правовых систем.

Организации, чаще всего заключают с соответствующими фирмами договоры на информационное обслуживание этих систем. Производители бухгалтерских программ также предлагают пользователям приобретать новые версии своих продуктов по льготным ценам (с зачетом стоимости уже приобретенной версии) .

На сегодняшний день сформировался следующий подход к порядку учета расходов организации по обслуживанию программного обеспечения. Если речь идет об обновлении программы (установке нового релиза) , то расходы организации признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место. При этом факт оказания услуг должен подтверждаться соответствующим документом (актом, подписанным обеими сторонами).