как правильно оформить в учете проводками

Что это за хитроумная операция, зачем так сложно? Как плательщик денег у вас собирается дебиторку закрыть?

Проще было составить письмо на организацию плательщика с просьбой за вас оплатить счет за покупку программы с обязательством вернуть эти деньги или зачет провести, при наличии взаимной задолженности.