Учет материалов внутри

Вы же платите наличными. должны получить кассовый чек, товарный или накладную. приходуете материалы, а в авансовом указываете кому платили, за что и по какому документу

В бухучете канцтовары учитываются в составе материалов на счете 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» . Приобретение канцтоваров оформляется и отражается в бухучете в обычном порядке, предусмотренном для материалов.
Ситуация: нужно ли в бухучете включать в состав основных средств канцтовары, срок полезного использования которых превышает 12 месяцев. Например, ножницы, калькуляторы и т. п.
Ответ на этот вопрос зависит от стоимости канцтоваров, а также от положений учетной политики для целей бухучета.
В пункте 4 ПБУ 6/01, где приведены обязательные признаки основных средств, нет стоимостного критерия. Поэтому до 2006 года считалось, что все канцтовары, срок полезного использования которых более 12 месяцев, относятся к основным средствам.
С 2006 года ситуация изменилась. Теперь активы, соответствующие всем признакам основных средств и стоимость которых не превышает (с 01.01.11гг.) -40 000 руб. , могут учитываться в составе МПЗ (п. 5 ПБУ 6/01). Если организация решит воспользоваться таким правом, она должна зафиксировать это в учетной политике для целей бухучета. При этом нужно выбрать конкретный лимит стоимости объектов со сроком полезного использования более года, которые будут учитываться в качестве МПЗ. Устанавливая такой лимит, необходимо учитывать, что его сумма не может превышать 40 000 руб. (п. 5 ПБУ 6/01).
Таким образом, канцтовары, стоимость которых не превышает лимита, установленного в учетной политике, можно учесть на счете 10 «Материалы» и единовременно списать при передаче в эксплуатацию.
Отпуск канцтоваров со склада в подразделения организации необходимо оформить требованием-накладной по форме № М-11.
Одновременно с составлением требования-накладной по форме № М-11 или акта (отчета) делается проводка:
Дебет 23 (25, 26, 29, 44...) Кредит 10-9
– отнесена на затраты стоимость израсходованных канцтоваров.
Об этом говорится в пунктах 90, 93, 97 и 98 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.
Если организация применяет общую систему налогообложения, то при расчете налога на прибыль стоимость канцтоваров учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ) .
Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение канцтоваров.
Организация применяет общую систему налогообложения
3 апреля секретарю выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для организации (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) . Секретарь действует от имени организации по доверенности.
5 апреля секретарь приобрела канцтовары на всю подотчетную сумму. В этот же день руководитель утвердил ее авансовый отчет, а бухгалтерия оприходовала полученные материалы. Вместе с авансовым отчетом секретарь представила в бухгалтерию счет-фактуру с выделенной суммой НДС (305 руб.) , накладную и кассовый чек.
7 апреля все канцтовары были переданы в отдел маркетинга на основании требования-накладной. В ней кладовщик указал назначение использования канцтоваров – обеспечение текущей деятельности структурного подразделения. Поэтому бухгалтерия списала их на затраты в момент отпуска со склада.
В бухучете сделаны следующие записи.
3 апреля:
Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выданы деньги под отчет
5 апреля:
Дебет 60 Кредит 71
– 2000 руб. – оплачена поставщику стоимость канцтоваров;
Дебет 10-9 Кредит 60
– 1695 руб. (2000 руб. – 305 руб. ) – оприходованы канцтовары;
Дебет 19 Кредит 60
– 305 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам, если есть счет-фактура;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 305 руб. – принят к вычету «входной» НДС.
7 апреля:
Дебет 26 Кредит 10-9
– 1695 руб. – учтена в составе общехозяйственных расходов стоимость канцтоваров.
В апреле при расчете налога на прибыль организация включила стоимость канцтоваров (1695 руб. ) в состав прочих расходов.

Дт 10 Кт 71 на основании приложений к авансовому отчету
далее списание как обычно. В М-4 поставщика не указываете, делаете пометку, за наличный расчет