Подоходный налог, учет расходов

Если вы ИП на ОСНО с НДС, то учет ГСМ нужно вести согласно путевых листов по нормам расхода ГСМ для каждого маршрута используемого в предпринимательской деятельности и документов на покупку ГСМ.
На основании путевых листов и прихода ГСМ формируете ведомость движения ГСМ в количественном и суммовом выражении за месяц -сколько на остатке ГСМ в баке и на складе, сколько поступило, сколько принято по нормам расхода согласно путевых листов, сколько не принято в расходы, сколько на остатке наконец месяца и по каждому путевому листу и тп.
НДС же возмещаете на основании счет-фактуры, с учетом количества включенного в расход для проф. налогового вычета по НДФЛ ИП на ОСНО. Приход ГСМ учитываете по товарным накладным или кассовым чекам, если в них указано количество, наименование и сумма по каждой позиции.
Нельзя просто включить расходы для проф. вычета по НДФЛ все покупки ГСМ, нужно обосновать на что истратили ГСМ -куда ездили, по какому маршруту и к кому. А это можно рассчитать только по ведомости расхода ГСМ на основании путевых листов. Действительно ли это поездка была к контрагенту или другому маршруту используемому в предпринимательской деятельности, и действительно ли расход был связан с полученным по сделке доходом при расчете НДФЛ.
и тогда по нормам расхода для данного авто типа и времени года, списываете под эту сделку расход ГСМ. А то может вы ГСМ в своих личных целях использовали, не связанным с получением данного дохода.
А маршруты можете подтвердить ФНС договорами с данными контрагентами, в которых указаны адреса точек . А также должны как-то обосновать цель поездки по данному адресу. Может у вас там закупка товара со склада, так тогда в транспортной накладной должен быть указан номер данного автомобиля. Или может это адрес вашего склада, офиса, производства, розничной точки и тп. так тогда договора аренды на эти места деятельности должны быть или права собственности, если вы собственник и тп. И тогда должны быть транспортные накладные на каждую перевозку, если этим авто их переводите.
*
Почитайте:
Нормы расхода топлива: приказ Минтранса на 2022 год
Источник: https://www.buhsoft.ru/article/1050-normy-rashoda-topliva-mintransa-2022