Как вести электронный журнал регистрации контроля технического состояния транспортных средств?

В соответствии с приказом Минтранса РФ от 13 февраля 2013 г. N 36, предприятия, осуществляющие перевозки пассажиров и грузов автомобильным транспортом, обязаны вести журнал регистрации результатов контроля технического состояния транспортных средств.

Журнал может вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Если журнал ведется в электронном виде, то рекомендуется использовать специализированные программы, которые позволяют:

- вести учет проведенных ТО, ремонтов и диагностики по каждой единице транспортного средства

- фиксировать все неисправности и их устранение

- формировать необходимые отчеты

- обеспечивать защиту данных от несанкционированного доступа

- подписывать записи электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи лица, проводившего контроль.

Такие программы как правило предоставляются компаниями, специализирующимися на автоматизации учета работы автотранспорта.

Преимущества ведения электронного журнала:

- Удобство и оперативность - все данные хранятся в единой базе, к которой есть доступ с любого устройства. Не нужно вести записи вручную.

- Повышение достоверности данных - снижается вероятность ошибок и подделок при ручном заполнении.

- Автоматизация отчетности - программа может формировать отчеты в нужном виде нажатием одной кнопки.

- Возможность удаленного доступа - можно оперативно получать данные о техсостоянии транспорта из любой точки.

- Защита от потери данных - электронная база регулярно резервируется.

При использовании электронного журнала необходимо:

1. Выбрать программу, которая обеспечит все необходимые функции. Желательно чтобы она была сертифицирована для использования на транспорте.
2. Назначить ответственных за ведение журнала и предоставить им соответствующий доступ.
3. Обучить персонал работе с программой.
4. Определить порядок ежедневного контроля внесенных данных и их заверения электронной подписью ответственным лицом.
5. Установить программу на все рабочие места, с которых будет осуществляться доступ к журналу.
6. Организовать резервное копирование данных для предотвращения потерь информации.
7. Предусмотреть использование средств криптографической защиты информации при передаче данных по каналам связи.

Ведение электронного журнала техконтроля возможно и даже предпочтительно, однако требует соответствующей организации процесса и использования специализированных программных средств. Это позволит повысить оперативность учета, достоверность данных и удобство их анализа.