Справка о наличии/отсутствии судимости.

Работодатель может попросить предоставить. Может у вас это условие трудоустройства. Но подобный закидон не предусмотрен среди причин требования этой справки,если честно. Нет такого в перечне. )
На всякий, когда могут потребовать - "для трудоустройства. Например, медикам, педагогам, соцработникам
Опека или попечительство
Оформление студенческой или рабочей визы
Разрешение на проживание и работу за границей
Получение пенсионных накоплений на правопреемника
Проверка данных о себе в базе МВД".

Ну вы можете отказаться ее предоставлять. В таком случае они просто передумают предоставлять вас к награде. Всё вроде очевидно.
Тут все на добровольных началах.

"и для чего это вообще нужно?"
Нужно это для того, чтобы прикрыть задницу в плане потенциальных последующих обвинений в стиле "Вот, зэков наградами награждают! ДОКОЛЕ!"

Обычная формальность, делается до 30 дней в мфц.

конечно законно малло что законно он может сам сделать эту справку без вас по скольку он ваш работодатель

Если требование предоставления справки о наличии/отсутствии судимости не предусмотрено законодательством для награждения по случаю Дня Шахтёра, то это требование не законно. Однако, если на работе, где вы работаете, есть требование предоставления данной справки, то вам придется ее предоставить, иначе можете быть уволены. Справку о наличии/отсутствии судимости требуют для установления отсутствия у вас судимости и привлечения к ответственности в случае ее наличия. Обычно, справка требуется для приема на работу, особенно в государственные организации или для работы с детьми.