Вопрос про MySQL. Собрался изучать MySQL к чему он прикручивается?

Во первых тебе нужно освоить язык SQL
Создать базу данных легче всего в phpmyadmin, который входит в поставку Денвера - сборки web-сервера apache, сервера MySQL и почтового сервера для обучения web-программированию.
Также базу данных можно создать в MySQL Administrator
Доступ к базам можно получить через web-сервер или программно.
В первом случае тебе нужно почитать о подключении и MySQL из PHP (инфы об этом огромное количество) .
Во втором случае тебе надо написать прогу, которая будет с твоей базой работать. Если ты используешь Delphi или C++Builder, то скачай ODBC дровину для MySQL, установи MySQL как источник данных (Панель управления->администрирование->источники данных) , а затем подключайся к нему по средствам ADOQuery.
Если для написания интерфейса проги используешь Qt, то там специальный компонент доступа к базам данных есть.
Как подключатся к базе данных, используя Visual Studio я не знаю.

Если ты не собираешься писать прогу, то скачай MySQLQueryBrowser. В нем можно редактировать содержимое таблиц не прибегая к SQL запросам (при отображении таблицы внизу есть маленькая кнопка Edit).

По моему в экселе есть режим совместной работы, если ничего не путаю.

НЕФИГА ты залечил Александр Колмогорцев.

Реализуй через web-интерфейс, такое маленькое web-приложение. Каждый из твоих 4 человек сможет открыть это приложение и работать с ним, а данные добавляемые или изменяемые одним, будут сразу же добавляться или изменяться в базе данных и следовательно все изменения будут видны другим пользователям

Можно написать на PHP или Java свой интерфейс. Либо использовать MyManagerLite или PHP My Admin.