Если нет билетов, а до пункта назначения они доехали, можно учесть затраты на проезд на счет 91.2 (не уменьшая н/о прибыль) , но тогда надо удержать НДФЛ с этого сотрудника. Я один раз так сделала (совсем не оплатить было нельзя -начальник средней руки, вонючая шишка на ровном месте) - потери билетов сразу прекратились
Уже использованные билеты предоставляются для оплаты.
Какую еще справку? Фактом использования билетов могут служить только сами билеты. Если сотрудники их не сдают, а деньги использованы, то необходимо вычесть их из зарплаты.
Если билеты утеряны - отправляйте их в кассы пусть просят дубликаты и пишут объяснительную, в связи с чем не могут предоставить оригиналы
нет билетов- удерживаем НДФЛ, а расходы на 91.2
За сохранность документов по подотчетным сумма работник отвечает своим рублем. Либо возвращает неиспользованный аванс на подотчетные суммы, либо бухгалтер удерживает из зарплаты. Часто расходы по командировке оформляются задним числом. Тогда Вы просто не учитываете стоимость проезда при оформлении авансового отчета.