Как оформить машину в штат, в ооо? Желательно указать какие документы надо и насколько это сложно с т. з. налогов

Договор аренды транспортного средства с условием, что текущий ремонт и расход ГСМ за счет арендатора. В этом случае у Вас не возникает Налога на имущество. Машину водит сотрудник Вашего предприятия или директор, в этом случае не возникают дополнительные платы в фонды, НДФЛ. Ежедневно выписываете путевой лист, по нормам расхода списываете ГСМ, это Ваши расходы, уменьшающие доход. Возьмите бухгалтера, который правильно будет оформлять первичные документы.

ПИшите договор аренды автомобиля без водителя. Устанавливаете сумму договора. Эти затраты относите на себ-ть. Тем самым уменьшаете прибыль для начисления налога. Кроме того по путевым листам списываете ГСМ, согласно нормам утвержденным на предприятии. Если будете арендовать авто у частного лица, допустим директора, то обязаны удержать НДФЛ 13%, и перечислить в бюджет, так как это будет его доход.
Преимущество еще и в том, что платить налог на имущество и транспортный налог не надо.