Взаимодействие между бухгалтерией и менеджерами организации

ООО, вид деятельности: типография и СМИ. Список контрагентов большой, документов на реализацию много. Работаем по предоплата (стараемся!) . Доступа к бух. программе у менеджеров нет. Менеджеры (4 чел. ) каждый в своей специфике рассчитывает розничные цены, а бухгалтер (1 чел. ) выставляет документы. Подскажите, поделитесь опытом, как у вас в организации организованна схема взаимодействия менеджеров и бухгалтера? Как менеджером донести информацию, о том, что тот или иной покупатель оплатил тот или иной счет?