Как уладить проблему с заказчиком, если сначала согласился взять заказ, а потом выполнить работу не получается?

Нужно ехать в другой город, были куплены билеты на самолет и гостиницу, но если теоретически поехать в силу определенных обстоятельств не получится, как поступить наилучшим образом, чтобы решить данную ситуацию наименее неконфликтным образом?