Когда фирма тратит свои деньги налом - нужен авансовый отчет.
Т. е. кому-то (сотруднику) дают какую-то сумму авансом (на предстоящие нужды) , но он за это должен отчитаться.
Т. е. сначала сотруднику дают деньги из кассы - расходный кассовый ордер, потом он что-то покупает и делает отчет - документ "Авансовый отчет", к которому прилагают оправдательные документы (кассовые чеки обязательно + другие (товарные чеки, накладные. . ) . Если у него перерасход - ему возмещают из кассы - расходный кассовый ордер. Если у него осталось - он возвращает - приходный кассовый ордер.
Раньше нужно было составлять приказ о подотчетных лицах (кому сколько на сколько можно выдавать) . С 2012 года это стало необязательно, зато теперь тот, кто хочет получить деньги под отчет, пишет записку (заявление) , а руководитель на нем пишет сколько ему выдать. Очень геморройно. Но теперь опять вступили в силу новые поправки по кассовым операциям - вроде этот гемор отменили.
Есть засада в том, что вам деньги сначала должны дать. Еслы вы тупо тратите свои деньги, а фирма потом возмещает - тут могут придраться - типа это вы купили и фирме продали - получили доход - его нужно НДФЛом облагать. Так что рекомендуют все-таки сначала сколько-то под отчет выдать, а потом тратить - перерасход не запрещен.
У фирмы должен быть посчитан лимит кассы - сколько наличных денег у нее может оставаться на конец дня. Я не знаю как его считать - у нас его нет - т. е. лимит кассы равен 0 - т. е. в кассе денег не должно быть вообще. Поэтому чтобы что-то из кассы выдать - надо сначала туда что-то внести. Можно из банка взять на хоз. нужды, но это долго.
Мы делаем так - директор (он же учредитель) делает фирме беспроцентный займ - дает 1000 в долг - на это дело мы составляем договор беспроцентного займа, потом выдаем кому-то под отчет, он тратит, делаем авансовый отчет. . А потом берем нал в банке по чеку вместе с зарплатой и возмещаем перерасход (если есть) и возвращаем долг директору.
Есть засада. Лет 6 назад в банке сказали, что такие беспроцентные займы без вопросов делаются от учредителя, а если не от учредителя - то там какие-то заусенцы. Суть не помню, но что-то такое точно было - это у банка были какие-то ЦУ свыше.
Еще засада. В ВТБ-24 когда увидели в чеке назначение "возврат средств по договору займа" - попросили договор займа им показать. Т. е в банках на некоторые формулировки тревога срабатывает.
Обращаю ваше внимание, что по этой схеме у вас будет куча кассовых операций. А если это делать задним числом - у вас может касса съехать (нумерация ордеров, а они в платежных ведомостях записаны. . ) .
Но в другой фирме у меня единственный директор - он это гоняет на личную карту - теперь там вообще кассы нет - это я к тому, что можно как-то с личной карточкой сманеврировать.
⇢ 
