Обязанность заполнять эти журналы лежит на том, кто проводит инструктаж. То есть официально, по приказу назначен. В журнал вкладывают программу проведения Инструктажа. В ней следует указать с какой инструкцией и с какой периодичностью знакомить. Например с инст № 5- один раз в год и всех, а с инстр. № 8- раз в три месяца и только 7 человек из 12. Дата проведения повторн. инструктажей могут быть на 1-неск. дней раньше предыдущей, но без разрыва. Это нарушение. (если первичн. инструктаж был 11 января 2011 года, то повт д. быть 10 января 2012 или 31 декабря 2012 - это правильно, я если провели 12-13 января- это уже нарушние) . Думаю, что нужно просто завести новый журнал. С начала этого года, например. Проверяющие, конечно, замечание сделают, но т. к. а момент проверки все будут проинструктированы, то и штрафов не последует.
Внепланово проводят инстр. после длит. отпусков, болезни, исполнения другой работы