как учесть расходы на проживание в командировке, если гостиница не выдала подтверждающих документов по оплате

При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. То, есть, как вы понимаете, в пределах даннуых сумм, соответственно, работодатель может пойти на то, чтобы все-таки оплатить расходы по найму жилья со слов командированного работника.
Согласно п. 1 ст. 252 Налогового Кодекса РФ (НК РФ) расходами признаются ОБОСНОВАННЫЕ и ДОКУМЕНТАЛЬНО ПОДТВЕРЖДЕННЫЕ ЗАТРАТЫ подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки) , осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с требованиями законодательства РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Если понесенные расходы не соответствуют этим требованиям, то на основании п. 49 ст. 270 НК РФ, такие расходы не учитываются для целей налогообложения по налогу на прибыль.
Таким образом, если расходы по найму жилого помещения командированным работником документально не подтверждены, то организация не вправе на указанные затраты уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль.
С одной стороны, в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся командировочные расходы. В составе этих расходов учитываются, в том числе, расходы на наем жилого помещения. НО, с другой стороны, все налоговые расходы подчиняются требованиям ст. 252 НК РФ. Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Нет документов - нет расходов.