Помогите написать объяснительную!

В организацию, где я работаю, 2 месяца назад пришло письмо из прокуратуры, в котором сообщается о том, что сотрудник нашей фирмы нарушил ПДД и у него отобрали водительское удостоверение. Нужно было дать ответ, что мы его из-за этого "освобождаем " от должностных обязанностей. Но, в нашей организации он никак с автомобилем не связан. Я работаю меньше года. Директор отписал мне это дело. В виду очень большой занятости и неопытности (в отделе на тот момент была одна, т. к. начальник был в отпуске), я обратилась за помощью непосредственно к начальнику того сотрудника и к специалисту службы безопасности. Мне сказали-все нормально, тебе ничего не надо делать. Я положила это письмо в кучу бумаг и совершенно забыла о нем. (НЕУМЫШЛЕННО!!!!). В общем, в настоящий момент, начальник нашел это письмо и требует объяснительную. Возможно, я согласна, что накосячила.... просто в жизни всякое бывает. Помогите оформить и сформулировать правильно!