У сотрудника свой телефон, симкарта оформлена на фирму. Можно ли учитывать мобильную связа как расходы или надо покупать сотовый телефон специально для этой симкарты? Как обосновать правильно расходы на мобильную связь?
Спасибо большое!!!
Возьмите у сотрудника телефон в аренду
Оплата услуг связи относят к расходам по обычным видам деятельности. Они признаются в том отчетном периоде, в котором были произведены, независимо от времени фактической выплаты денежных средств. Для контроля расходов на услуги связи необходимо установить лимит телефонных переговоров, утверждаемый приказом руководителя. Стоимость личных переговоров удерживается из зарплаты сотрудников.
Если у работника безлимитный тариф, то расходы на него учитываются при налогообложении прибыли в пределах лимита, установленного для работника исходя из его должностных обязанностей. Лимит утверждается приказом руководителя.
Производственный характер телефонных переговоров может быть подтвержден, например, списком контрагентов с указанием их номеров телефонов, утвержденный руководителем предприятия, отчетом сотрудника о звонках служебного характера с указанием предприятий, с которыми он связывался по мобильному телефону. Желательно, чтобы эти телефоны встречались в других документах организации (деловой переписке, договорах и т. д.) .
Оплата услуг связи в налоговом учете относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ) . Стоит отметить, что НК РФ не содержит перечень документов необходимых для подтверждения расходов на переговоры по мобильным телефонам. Однако многие разъяснения Минфина рекомендуют для подтверждения затрат на услуги связи необходимо иметь:
– утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым для исполнения своих обязанностей необходимо использование сотовой связи;
– договор с оператором на оказание услуг связи;
– детализированные счета оператора связи.
Необходимость использования сотовых телефонов можно закрепить в должностных инструкциях, указав, например, что у работника разъездной характер работы и ему необходимо поддерживать оперативную связь с деловыми партнерами, а также со своим руководством.
Если сотрудник использует на работе собственный сотовый телефон, то организация выплачивает работнику компенсацию и возмещает расходы по оплате услуг связи (ст. 188 ТК РФ) . Для этого с сотрудником необходимо заключить договор аренды и указать в нем размер компенсации за пользование его телефоном. Приказом руководителя должен быть установлен лимит возмещения расходов по оплате услуг связи.
Чтобы у налоговых органов не возникло к организации претензий, ей необходимо иметь:
– копию договора об оказании услуг связи, заключенного между работником и сотовой компанией;
– документы (оригиналы или копии) , подтверждающие расходы, понесенные работником при использовании имущества в служебных целях (детализированный счет выписанный на имя работника) ;
– отчет работника о звонках служебного характера с указанием контрагентов, с которыми он связывался по личному мобильному телефону.
Компенсационные выплаты за использование личного телефона не облагаются НДФЛ и ПФР. Но если компенсация, выплаченная сотруднику за использование личного телефона, превышает сумму, указанную в договоре аренды, то «сверхлимитные» выплаты облагаются НДФЛ и взносами в ПФР.
Для подтверждения расходов на мобильную связь организация должна: 1) заключить договор с оператором связи
2)составить перечень лиц имеющих право на основании должностных инструкций пользоваться корпоративной мобильной связью
3) В должностных инструкциях сотрудников прописать, что в связи с производственной необходимостью им может, предоставляет корпоративная мобильная связь
4) Издать приказ об установлении лимита на переговоры.
5) От оператора сотовой связи регулярно получать детализацию звонков
в бухгалтерском учете - расходы по обычным видам деятельности п. 5, п. 7 ПБУ 10\99
в налоговом - прочие расходы, связанные с производством и реализацией пп. 25 п. 1 ст. 264
⇢