Как правильно оформить представительские расходы, какие документы?

Нужен пакет документов.
1. Приказ на выделение денежных средств на проведение деловой встречи.
2. Приложение №1 к приказу: Программа проведения встречи с указанием даты, места и организаций и повестки дня.
3. Приложение №2 к приказу: Список участников встречи с двух сторон.
4. Приложение №3: Смета расходов. Должны быть перечислены продукты (если вы накрываете стол) с ценами и количеством.
5. Чеки или квитанции, подтверждающие приобретение продуктов в соответствии со сметой.

Согласно точке зрения министерства, изложенной в Письме от 13 ноября 2007 г. N 03-03-06/1/807, представительские расходы должны быть оформлены следующими документами:
- приказом (распоряжением) руководителя организации о выделении средств на представительские расходы;
- сметой представительских расходов;
- первичными документами, подтверждающими приобретение товаров (услуг) на представительские цели;
- отчетом о представительском мероприятии с указанием цели.
Аналогичные разъяснения содержатся также в Письмах УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2007 г. N 20-12/034115, от 22 декабря 2006 г. N 21-11/113019@ и от 6 октября 2006 г. N 20-12/89121.2.

Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, являются: приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели; смета представительских расходов; акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов; первичные документы, в том числе в случае использования каких-либо приобретенных на стороне товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций. Например, при заключении договора с предприятием общественного питания документальным подтверждением осуществления представительских расходов служат договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг) , счет-заказ, счет-фактура. В случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими документами будут являться первичные документы, выданные соответствующими организациями подотчетному лицу (например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг) и т. д. , а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм). По мнению налоговых органов (см. Письмо УФНС по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/113019@), одним из документов, подтверждающих представительские расходы, должен быть отчет о представительских расходах, составленный конкретно по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются цель представительских мероприятий и результаты их проведения; дата и место проведения; программа мероприятий; состав приглашенной делегации; участники принимающей стороны; величина расходов на представительские цели. Таким образом, расходы по проведению официального приема должны быть документально подтверждены в том числе протоколом мероприятия с указанием лиц, участвующих в мероприятии. Если этот документ отсутствует, расходы будут считаться неподтвержденными и не могут быть учтены. Однако арбитражные суды придерживаются иной точки зрения по вопросу документального подтверждения представительских расходов и не признают обоснованными требования налоговых органов о составе подтверждающих документов. Результаты переговоров, подписанные договоры и соглашения, программа переговоров, а также перечень решаемых вопросов, на отсутствие которых ссылается налоговый орган, не относятся к первичным учетным документам, и их наличие не является обязательным условием для подтверждения налогоплательщиком фактически произведенных затрат (Постановление ФАС ПО от 29.03.2005 N А12-18384/04-С36).Судьи ФАС СЗО в Постановлении от 14.08.2007 N А56-3739/2006 <3> отклонили требование налогового органа о том, что необходимо представлять дополнительные документы, в том числе смету на каждую встречу, для подтверждения представительских расходов, указав: гл. 25 НК РФ перечня документов, которыми надлежит подтверждать представительские расходы в целях исчисления налога на прибыль, не содержит. Поэтому по перечню документов решайте сами, придерживаться рекомендаций налог. органов или налог. кодекса