Чем материалы отличаются от товаров в 1С?

В соответствии с ПБУ 5/01 "Положение по учету материально - производственных запасов" в бухгалтерском учете в качестве материально - производственных запасов принимаются активы:
- используемые в качестве сырья, материалов и т. п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнении работ, оказании услуг) ;
- предназначенные для продажи (готовая продукция и товары) ;
- используемые для управленческих нужд организации (вспомогательные материалы, топливо, запасные части и др.) .
В бухучете товарами признаются любые товарно-материальные ценности (ТМЦ) , приобретенные для дальнейшей реализации (Инструкция к плану счетов) . Если ТМЦ приобретены для дальнейшей продажи, то их необходимо оприходовать на счет 41 «Товары» . Если ТМЦ приобретены для использования в производстве (управленческой деятельности) , то их необходимо оприходовать на счете 10 «Материалы» .
Однако независимо от того, на каком счете оприходованы ТМЦ, в дальнейшем организация сможет либо списать их в производство, либо продать.

Правильнее было бы относить канцелярские товары на прочие расходы, то есть 91 счет.

То что куплено для использования на предприятии (не обязательно в производстве) - материалы. Например та же бумага купленная для использования в бухгалтерии предприятия - материалы
Товары, это то что куплено для перепродажи. Например если бумага для принтера куплена с целью дальнейшей перепродажи, то она товар

жесть! почитайте закон о бухгалтерском учете! Товар покупается с целью перепродажи и отражается по счету 41 товары. А материалы отражаются на счете 10, с разбивкой по субсчетам. Конкретно бумага отражается по счету 10,6 как канцелярские принадлежности. А списание это уже как в вашей учетной политике напишете или за счет прибыли или через 26 счет на нужды офиса