Подготовка первичных бухгалтерских документов для передачи в постоянный архив по истечении установленного срока хранения

Относительно вопросов хранения бухгалтерской документации нормативные документы устанавливают сроки хранения и его процедуру.

В соответствии со статьей17 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Пункт 1 статьти17 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" устанавливает, что: "Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет".

При этом НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) предписывает налогоплательщикам "в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги".

Прежде чем сдать документы в архив, их нужно оформить надлежащим образом, исходя из определённых требований. Для того чтобы произвести сдачу бухгалтерских документов в архив, следует для начала провести экспертизу ценности, затем оформить дело, и наконец, составить опись или номенклатуру дел и т. п. Экспертиза ценности необходима для выделения документов длительного, краткосрочного хранения.

Она помогает определить дела, которые будут подлежать передаче на государственное хранение в дальнейшем. Документы длительного хранения принимают по описи, временные принимают по номенклатуре. Номенклатура представляет собой сводный перечень дел, сдающихся в архив. В нем указывают реквизиты и краткую информацию, такую как: индекс дела, его наименование (годовые отчеты) , количество, и срок хранения. Документ оформляют в виде таблицы, согласовывают и заверяют уполномоченными лицами.

Оформление дела при сдаче бухгалтерских документов в архив подразумевает как подборку, распределение документов в деле, так и определенное расположение документов внутри дела.

В общем, вопрос у вас очень объемный, лучше бы его конкретизировать.

после истечения установленного срока хранения можно выкинуть ...если вам самим или сотрудникам что-то может понадобиться ...то храните ...сложили в коробки по годам и убрали в подвал.