Регистрация номеров договоров, как на Вашей фирме происходит? На покупку услуг отдельно, а на продажу -отдельно? Или обща

Это не совсем однозначный вопрос, как может показаться на первый взгляд.

Сошлюсь на консултацию специалиста - Юсипова Е. Г. , начальник договорного отдела, заместитель начальника правового управления ФГУП НПО «Микроген» МЗ РФ, член Гильдии Управляющих Документацией

законодательство не требует обязательно присваивать договору номер. Хотя в соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, статистические, учебные, бухгалтерские, финансовые и другие.

На практике многие читатели сталкивались с тем, что иногда договор не имеет номера. Но вместе с тем именно отсутствие номера на договоре иногда приводит к серьезным проблемам, которые порой приходится решать в суде.

Договор – это документ, который насквозь пронизывает работу всех структурных подразделений предприятия. Сначала это служба делопроизводства, где договору присваивается номер, который проставляется на договоре и вносится в соответствующие регистрационные формы. Причем при заключении двустороннего договора номер ему может присвоить любая из подписывающих его сторон. Но чаще поступают следующим образом: организация, которая предложила свой проект договора или свою типовую форму для подписания, и присваивает ему номер.

Затем организация, которая должна по договору получить за свой товар или услугу деньги, выставляет счет на оплату. В нем должна содержаться ссылка на номер и дату договора. Это помогает упорядочить финансовые отношения. Ведь по одному договору может быть предусмотрено выставление нескольких счетов с разными основаниями или с разным временем оплаты. Наличие в них ссылки на договор помогает упорядочить взаимные расчеты по нему.

Затем бухгалтерия другой организации осуществляет платеж. При этом в платежном документе обязательно должна присутствовать ссылка на номер и дату договора либо счета. Если такой документ не имеет номера, то придется написать «по договору № б/н от 12.01.2009 г. » или «по счету № б/н от 12.01.2009 г.» .

После этого начинается исполнение договора (отгружается товар, оказывается услуга) , и ответственный исполнитель обязан предоставить в бухгалтерию документы, подтверждающие исполнение обязательств по договору. Это могут быть накладные на товар или акты выполненных работ (услуг) , в которых опять же должна содержаться ссылка на номер и дату договора.

Как видите, номер договора указывается сразу в нескольких документах обеими организациями и быть разным он просто не может. Ведь если одна организация присвоит ему номер и начнет оформление своих документов, а другая организация без согласования с первой допишет через косую черту или иныи образом свою часть номера договора и в подготавливаемых для подписания документах будет использовать уже «удлиненный» номер договора, то закончится это тем, что в комплекте первичных документов, относящихся к оплате и исполнению данного договора, будут фигурировать разные номера договоров. Тогда позже придется приводить все к единообразию, т. е. вносить исправления в ранее оформленные документы, а те, что нельзя исправлять – оформлять заново. Может потребоваться направление письма в банк об уточнении (корректировке) назначения уже проведенного платежа.

Консультант предлагает несколько вариантов решения http://www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2009/1/7331/

Как вам удобно, так и делайте.

Конечно ведите свою собственную нумерацию!