какие нужно иметь документы?

Первый ответ – самый правильный.
Расскажу то, что знаю точно.
Если магазин будет в цоколе, подвале и т. д. – то и цоколь, и подвал – это общее имущество в многоквартирном доме (ст. 36 Жилищного кодекса) , которое принадлежит на праве собственности всем собственникам помещений (квартир) в доме) , и распоряжение этим общим имуществом возможно только по решению 2/3 собственников помещений (считается не по количеству людей, а по площади квартир от общей площади дома) , решение должно быть зафиксировано в протоколе общего собрания собственников помещений дома, которое – собрание – в свою очередь, проводится в порядке, установленном в ст. ст. 45-48 ЖК.
В доме уже, может быть, прошло собрание, на котором уполномочили одного из товарищей заключать договоры по предоставлению общего имущества в аренду, - может и не быть.
Если Вы берёте помещение в аренду у администрации нас. пункта (соответственно, помещение у администрации в собственности) – то может возникнуть ситуация, когда кто-нибудь из собственников помещений дома подаст в суд исковое заявление с требованием признать недействительным право муниципальной собственности на указанное помещение и о выселении Вас оттуда, и вдогонку – привести помещение в прежнее состояние (ежели, например, случится Вам его как-то перепланировать). , -это не мистика и плод моей фантазии, - лично в руках держала такое решение суда, вступившее в законную силу, потому что п. 4 ст. 37 ЖК запрещает собственнику помещения в многоквартирном доме осуществлять выдел в натуре своей доли в праве общей собственности на общее имущество в многоквартирном доме, отчуждать свою долю в праве общей собственности на общее имущество в многоквартирном доме, а также совершать иные действия, влекущие за собой передачу этой доли отдельно от права собственности на указанное помещение.
В общем, в единоличную собственность нельзя взять общее имущество в многоквартирном доме.
По идее, договор аренды помещения, относящего к общему имуществу, должен заключаться со всеми собственниками квартир в доме как с собственниками общего имущества. Вот только как это выглядит на практике – пока не видела. Видела другие варианты (через уполномочивание собственниками квартир определённых лиц (старших по дому, управляющей компании и т. д. ) на заключение соответствующего договора) .
Но магазины открывают, они работают – поэтому дерзайте. Но учитывая возросшую активность населения, его повышенную возбудимость, будьте внимательны к жителям дома, ведь именно они будут делать вашему магазину рекламу.
Помимо всяких плюсов от Вашего магазина, делайте упор на то, что если сейчас этот подвал стоит, понимаешь, и от него только расходы (ремонт и содержание жилья, в том числе, оплачиваем все мы и на ремонт и содержание подвала) , - после того, как вы разместите свой магазин (соблюдая тишину и спокойствие, конечно) , - Вы будите оплатить на счёт дома так же как и все собственники квартир, ремонт и содержание общего имущества всего дома, - это раз. Плюс, будите следить за состоянием имущества (это два. Три – если договор аренды заключён будет в рамках действующего ЖК, то и арендная плата также будет идти на счёт дома, и, соответственно, будет больше денег на ремонт инженерных конструкций дома – крыша, подъезд, швы – смотрите, что тревожит жителей данного дома. Во всяком случае, именно эти плюсы сами жители видят в магазинах, расположенных в жилых домах. Исключение, конечно – круглосуточные, и торгующие спиртными напитками, или прочие.
Если Вы хотите в квартире своей сделать магазин – то сначала её надо вывести из жилого помещения в нежилое (Глава 3 ЖК. Перевод жилого помещения в нежилое помещение и нежилого помещения в жилое) , закрыть лицевой счёт. И потом можете и в аренду сдать ООО, и сами там открыть магазин, - Ваша собственность.

Очень много и зависит от многих факторов.. .

может и вообще не выйдет

Нужно конечно. И не только разрешения жильцов. Ты хочешь квартиру переделать под магазин? Или там уже метры под магаз переоформлены?

Возьмите себе юриста на работу, он Вам всё расскажет.