когда покупать билеты на поезд

Прислушайтесь к кассиру. Она не ставит задачу сделать Вам хуже. Почему так получается? Билеты придерживают для мест, где формируют составы, так проще полнее заполнять поезд, а и придержанное поступает в продажу гораздо позже, в том числе и после отправления со станции формирования. Правда, тут есть еще один недостаток, спросите кассира и об этом. Можно купить билет, где будет указано "место укажет проводник". Без места Вы конечно не окажитесь, но может получиться, что вся Ваша компания окажется на верхних полках, да еще в разных купе, и ище эти билеты в интернете обычно не видно. Но когда например "туту" пишут есть надежда - то это именно они и в кассах могут проявиться. Кстати в положение такой станции попадает и Москва (например на проходящие на Курском вокзале (кто знает эту кухню, ловят там места, среди проходящих много неплохих но не фирменных, более дешевых поездов) , или в Питере на Ладожском, где то же есть транзитные поезда.

В вашем случае больше всего вариантов будет в день отправления, после того, как нужный поезд отправится из Ростова. За 2-3 дня есть варианты на тех станциях, где большая высадка, а у вас ожидается скорее посадка.
Но если вы поедете в период с 25 июня по 20 июля, места для вас должны найтись. После 20 июля существенно нарастает поток с юга и с местами станет совсем плохо.

если для вашей станции нет нормы продажи билетов, то:
- места пассажиров, которые сходят по вашей станции (если таковые есть) , появятся в продаже за 3 суток до отправления поезда с начальной станции
- свободные места в поезде будут доступны для продажи в тот момент, когда поезд пересечет границу железной дороги, на которой находится ваша станция.

Давно пора купить.

В "Санкт-Петербург" ходят "Сапсаны", См. расписание.