Как организовались Вселенские Соборы кто их созывал их кто мог присутствовать ?

Церквям рассылались приглашения.

Вселенские соборы (по-гречески: синодой ойкоменикой) – соборы, составлявшиеся при содействии светской (императорской) власти, из представителей всей христианской церкви, созывавшихся из различных частей греко-римской империи и так называемых варварских стран, для установления обязательных правил касательно догматов веры и различных проявлений церковной жизни и деятельности. Император обыкновенно созывал собор, определял место его заседаний, назначал определенную сумму на созвание и деятельность собора, пользовался правом почетного на нем председательствования и скреплял своею подписью акты соборного деяния и (фактически) оказывал иногда влияние на его решения, хотя принципиально и не имел права суждения в вопросах веры. Полноправными членами собора являлись епископы, как представители различных поместных церквей. Догматические определения, правила или каноны и судебные решения собора утверждались подписью всех его членов; скрепление же соборного акта императором давало ему обязательную силу церковного закона, нарушение которого каралось светскими уголовными законами.

Истинными Вселенскими соборами признаются только те из них, постановления которых были признаны обязательными во всей христианской церкви, как восточной (православной), так и римской (католической). Таких соборов считается семь.

Подробнее здесь :

http://rushist.com/index.php/byzantium/4605-vselenskie-sobory-kratko

https://ru.wikipedia.org/wiki/Вселенские_соборы

Рассылали приглашения по Вселенной. Как только все инопланетяне прилетали - собор.

Церкви имеют свои дипломатические службы для общения между собой. Вселенские Соборы созывались при решении общих и самых важных вопросов для христианских церквей, принятия судьбоносного решения для паствы (слияние церквей, отторжение, возведение в патриаршество иерархов и тому подобное). Созываются по мере необходимости. Например, Вселенский Собор выявил разделение мнений об иконописных образах, в результате чего христианская церковь разделилась на католическую и православную.