Критерий, по которому документы классифицируются на служебные и личные:

Классификация документов, ее основные признаки
В делопроизводстве часто используется понятие «система
документации» , и элементом подобной системы может являться любой созданный
документ. Объединение документов в систему документации происходит по их
отдельным видам или разновидностям. Однако до настоящего времени в
документоведении не существует непротиворечивой научной классификации
различных документов.
Итак, классификация документов - деление документов на классы по
наиболее общим признакам сходства и различия. Классификация документов в
делопроизводстве обеспечивает быстрый поиск нужных документов, повышает
оперативность работы с ними.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две
большие группы. Первая - это документы по общим и административным
вопросам, т. е. по вопросам общего руководства предприятием и его
деятельностью. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие
документы составляют работники планово-финансовых отделов, бухгалтерии,
снабжения и сбыта, коммерческих, юридических отделов и других
функциональных подразделений
То есть, важнейшим признаком для классификации документов всегда
является его содержание, и служебные документы могут подразделяться на:
. документацию по административным вопросам;
. документацию по материально-техническому снабжению;
. документацию по планированию;
. документацию по оперативной деятельности;
. документацию по бухгалтерскому учету;
. документацию по подготовке и расстановке кадров;
. документацию по финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам
и т. д.
Кроме того, все документы, обращающиеся на предприятии, могут
классифицироваться по ряду признаков.
По месту составления документы делят на: внутренние (документы,
составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы,
поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц) .
По степени унификации (по форме) различают документы
V индивидуальные,
V типовые,
V трафаретные,
V примерные,
V унифицированные в виде анкеты и таблицы.
Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями
для внутреннего пользования. Типовыми являются документы, создаваемые
вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят
обязательный характер. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный
текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении
документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы
перспективны, поскольку они позволяют экономить время на подготовку.
Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для
составления и оформления документов по аналогии.
Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором
постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная
вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.
Таблица представляет собой документ, в котором постоянная информация
размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк) , а переменная (в
цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и
строк. У данного вида документа есть преимущество: текст, представленный в
виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго
классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать
аналогичные данные.
По происхождению выделяют: служебные, затрагивающие интересы
предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и
являющиеся именными.
По виду оформления документы бывают: оригиналы (подлинники) , ко