Подскажите пожалуйста как написать письмо арендодателю по замене окон так чтобы не отказали

ДОГОВОР и его УСЛОВИЯ!
Заставить арендатора заниматься ремонтом имущества могут только прописанные пункты о ремонте в договоре. Если их нет, то по умолчанию ответственность за капитальные, сложные ремонтные работы ложатся исключительно на плечи арендодателя. Однако списать расходную часть на ремонт не удастся ни одной из сторон, что не может не волновать.
За арендующим лицом закрепляется необходимость поддержания объекта на должном уровне, в течение всего времени эксплуатации. Причем он не имеет никакого права проводить масштабный ремонт без согласия арендодателя или требовать с него после этого дополнительные суммы. Закон остается на стороне собственника имущества, поэтому его согласие обязательно для возмещения понесенных затрат.
Однако и арендодатель не может перекладывать личную ответственность на другую сторону, когда ему вздумается, главный документ по–прежнему – договор, поэтому все что в нем не прописано – устные, ничем не подтвержденные договоренности, не имеющие для суда значения.
Не прописано, просите заменить окна или расторгнуть договор по взаимному согласию или ввиду непригодности для деятельности, которую в нем ведете. "Впереди зима, судьба мамонтов не устраивает.... Это можно и устно сказать. Удачи!

Это зависит не от того, как вы напишете письмо, а от условий договора.

Арендуете коммерческое помещение или снимаете жилое? Что по поводу ремонта сказано в договоре аренды?

путину на гор линию. он все проблемы быстро решает в ящике

Написать, что поменяете за свой счёт.))