Факт аренды площади фиксируется договором аренды, и Актом приемки-передачи помещений в аренду, которые подписывают (подпись и печать, если она есть) арендодатель и арендатор. Составляется данный договор в 2-х экземплярах, для каждой из сторон. Заверять договор аренды у нотариуса не нужно. Срок аренды лучше устанавливать менее 12 месяцев, тогда не надо будет регистрировать договор аренды в регистрационной палате. По истечении срока аренды заключите новый договор, вновь на срок менее 12 месяцев и т д.
У арендатора Вам следует запросить копии документов регистрации: устав, ИНН, ОГРН, приказ на руководителя. Для доказательства вашей осмотрительности ( на случаи будущих ваших налоговых проверок) просите у арендатора копии титульного листа декларации по НДС и баланса за последний отчетный период до заключения договора.
Состояние помещения, переданного в аренду, следует подробно описать в акте приемки-передачи помещения. Возможность переделки помещений арендатором под себя следует прописать в договоре: разрешено ли, за чей счет, какой будет характер переделок - отделимые или не отделимые.. .