Учитывать расходы на канцтовары, почту и прочее. следует в составе общехозяйтвенных расходов ( на счете № 26) .Учет ведется по авансовым отчетам ( с приложение всех оправдательных документов на ту или иную покупку или услуга ( к примеру услуги почты!?) . Авансовые отчеты составляются по мере покупок -лицом получившим деньги из кассы ( сч. 50). в подотчет ( счет 71). Далее после проверки достоверности авансового отчета и его утверждении руководителем! -списывается на счет 26. Списание на счет 26 проводится в том периоде ( месяце) -когда эти расходы были произведены. Это Кратко-по Вашему Вопросу.
Списывать по чекам согласно учетной политики (на 26 обычно).
списывать на 26 счет по авансовым отчетам 26/71
на общехозяйственные, в составе внереализованных, если они занимают менее 5 % от общих расходов, согласно ПБУ 10/99