Бух учет представительские коммандировочные и хозяйственные расходы

Подотчетные лица - это сотрудники организации, которые получили денежные средства организации для оплаты "мелких" расходов.

Из подотчетных сумм могут быть оплачены:

1. Хозяйственные расходы

приобретение материальных ценностей,
канцелярские, почтовые расходы
денежные документы и т. д.

2. Расходы на командировки

В основном выдача подотчетных сумм производится из кассы организации (при заграничных командировках - подотчетные суммы могут быть перечислены в валютного счета организации на карточку сотрудника) .

Подотчетные суммы выдаются на основании письменного заявления сотрудника с визой руководителя организации.

Порядок выдачи подотчетных сумм регламентирован Правилами ведения кассовых операций (См. Кассовые операции: выдача подотчетных сумм) .

После того, как сотрудник осуществит расход подотчетных сумм он в установленные сроки обязан отчитаться перед организацией, т. е. составить и представить в бухгалтерию Авансовый отчет по форме АО-1 с приложением всех документов, полученных им при осуществлении расходов.

В случае, если не вся сумма подотчетных средств потрачена, сотрудник возвращает остаток в кассу. Если осуществлен перерасход подотчетных сумм - организация компенсирует его.

Если сотрудник в установленные сроки не представил Авансовый отчет, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника или по решению суда отнесена на возмещение материального ущерба.

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на одноименном счете 71.

№ Содержание операции Дебет Кредит

1 Выданы из кассы подотчетные средства 71 50
2 Приобретены материалы из подотчетных средств 10 71
3 Осуществлены общехозяйственные расходы из подотчетных средств 26 71
4 Возвращен остаток неизрасходованных подотчетных сумм в кассу 50 71
5 Возмещен перерасход подотчетных сумм 71 50
6 Списаны невозвращенные в срок подотчетные суммы 94 71