почему в табличке задолженность покупателей ( в 1с8) некоторые оплаты от заказчиков выходят как АВАНС! хотя они оплатили

Вы считаете, что счет на оплату и есть документ, подтвержающий реализацию Ваших услуг либо отгрузку покупателю? Отнюдь - нет! Счетов может быть миллион, а вот согласится ли с счетом организация и оплатит ли его - дело другое. Счет вообще не имеет проводок. Вам оплатили 3.09 и пока нет отгрузки - это оплата авансом, соответственно и будет "висеть" на 62.2. Отгрузите документами: накладной и счетом-фактурой и будет зачет аванса, появится проводка 62.1/62.2 и далее 91.хх или 90хх скорреспондирует с 62.1. Если проверили акты , то посмотрите еще и договора, возможно, оплата прошла по одному, а акт выполненных работ - по другому договору.