Взаимозачет!!!

Из ст. 410 ГК РФ следует, что обязательство прекращается в полном объеме или частично зачетом встречного однородного требования, срок которого наступил либо этот срок не указан или определен моментом востребования. Для зачета возможно наличие заявления только одной стороны. Понятие «взаимозачет» , в свою очередь, говорит о соглашении всех сторон, иначе такой зачет нельзя признать взаимным. Существует ряд требований, зачет которых запрещен Гражданским кодексом. Это задолженность, по которой истек срок исковой давности (3 года с момента возникновения) , требования по возмещению вреда, причиненного жизни или здоровью, долги по алиментам и пожизненному содержанию.
Для того чтобы взаимозачет был проведен, необходимы, в первую очередь, документы, подтверждающие взаимную задолженность. Чтобы избежать возникновения разногласий, перед проведением взаимозачета необходимо провести сверку между контрагентами.
Я до взаимозачета делаю Акт сверки, потом Акт взаимозачета, либо Соглашение. Потом опять делаю Акт сверки. Чем больше бумаже, тем лучше.

Лучше всего составить соглашение и акт о проведении взаимозачета, все это подписывается двумя сторонами. Еще желателен акт сверки.
Проводки Д60- К62 Отражен зачет взаимных требований (на сумму меньшего из обязательств без учета НДС)

Расходы чего зачесть не понятно. Если "расходы" у него образованы с третьим юрлицом - Договоро переуступки долга сойдет. А провести его не займет проблем в 1С по взаимозачету.

Расходы понес в сотрудничестве с Вами - так зачем принимать их? ! Увеличете кредиторку свою

Если он приобретает у вас услугу (товар) , то письмо его должно содержать то, что он просит Вас в оплату по данному договору зачесть кредиторскую (Вашу) задолженность по другому договору. + приложить акты сверок по договорам

приказ о взаимозачете согласно письма....

Я бы к письму, еще и соглашение о взаимозачете попросила бы.
Проводки:
д. 60 к. 62
д. 62 к. 60
или счет 76
смотря о чем речь