Необходимо ли в нашем случае использовать акты кс-2,кс-3 при продаже и установке кондиционеров?

Да, должны быть сметы, формы КС, так как деятельность ваша относится к виду РЕМОНТНЫХ работ (РАБОТЫ ПО УСТРОЙСТВУ ИНЖЕНЕРНЫХ СИСТЕМ (подлежащих ранее лицензированию) .
И вас могут не плохо оштрафовать за работу без разрешения!

На ремонтные работы обязательно нужны КСки, заменить нельзя, они входят в альбом унифицированных форм. Сметчика можно привлечь стороннего, если сами не сможете составить. У нас недавно была выездная, эти сметы под микроскопом разглядывали.

Естественно. Вы знаете, какие у нас в России штрафы за нарушения подобного рода? А в вашем случае это как раз нарушение. Штрафы тысячи тысяч. Сметы должны быть на любой вид работ.

если работы оформлены как работы (услуги по монтажу и т. п. ) - то в любом случае нужны формы КС-2 (акт выполненных работ - при подписании обеими сторонам говорит о том, что работы выполнены) и КС-3 (акт о выполненных работах для бухгалтерии клиента)

конечно - составляются акты на основании смет, однако нет никаких проблем - даже если нет сметчика - просто указываете в форме сметы вид работ - "монтаж оборудования ..." - такое-то количество - такие цены за 1 ед - общая цена сметы (которая пойдет в договор)

соответственно акты КС-2 и КС-3 будут составлены на основе этих смет. КС-2 по сути почти один в один копирует смету, за исключением шапки. КС-3 - так вообще нет проблем - там просто обозначается "монтажные работы по договору ...от ...(числа) " - кол-во - цена - сумма

собственно говоря смета - и является тем приложением к договору - на основе чего появляется данная сумма.

Принципиально конечно роли нет - можно обойтись и без сметы, но все равно придется оформлять акт выполненных работ (даже если не по форме КС-2) - который непосредственно и свидетельствует о том, что работы выполнены полностью и претензий к вам не имеется (т. е. нужна по идее - больше вам, чем клиенту) . Форму КС-3 - несложно оформить и без сметы по идее - достаточно знать основание (указано в договоре) и суммы.

Просто в большинстве случаев по старинке требуют эти формы - только и всего. Да впрочем в интернете есть и небольшие программы для составления смет чисто по определенным работам (например кондиционирование и вентиляция) - стоят копейки или вовсе есть бесплатные - вам и таких за глаза хватит. Да и крякнутых версий официальных программ ходит немало - вполне может пригодиться, коли освоите. Чтобы не путаться по сметам - можно найти несколько типовых смет по подобным работам, составленных грамотными сметчиками и соответственно им - вбить необходимые ТЕРМы и ТЕРры и прочие...