как правильно заполнить авансовый отчет.

Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации (п. 3 ст. 6 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель должен издать приказ. Нет необходимости делать список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет, частью приказа об учетной политике.
Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (п. 4 ст. 6 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).
Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми организация должна заключить этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.
Кроме того, наличие или отсутствие договора о материальной ответственности при выдаче денег под отчет ни на что не влияет. В случае невозврата подотчетных сумм взыскать их с сотрудника можно и без такого договора. Объясняется это тем, что выданные суммы – аванс. А организация вправе удержать из заработка сотрудника невозвращенный аванс, выданный ему на служебные цели (ст. 137 ТК РФ).
Каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет. В пункте 11 Порядка ведения кассовых операций сказано, что деньги под отчет можно выдать в размерах и на срок, установленный руководителем организации. Таким образом, основанием для выдачи подотчетных сумм является документ, подписанный руководителем организации.
Предельный размер расчета наличными – 100 000 руб. по одной сделке – не применяется при выдаче подотчетных сумм сотруднику. Однако это ограничение действует при расчетах с другими организациями или предпринимателями (указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У). Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) от лица организации сотрудник должен его соблюдать (письмо Банка России от 4 декабря 2007 г. № 190-Т). Если лимит будет нарушен, налоговые инспекторы могут оштрафовать организацию.
Инспекторы могут установить нарушение этого правила при проверке авансовых отчетов сотрудников (кассовых чеков, квитанций, приложенных к нему). Сумма штрафа для организации в этом случае может составить от 40 000 до 50 000 руб. Оштрафовать ее руководителя инспекторы вправе на сумму от 4000 до 5000 руб. Об этом сказано в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Специального бланка для документа, на основании которого сотруднику могут быть выданы деньги под отчет, нет. Но сумму, которую сотрудник может получить на служебные цели, устанавливает руководитель организации (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Поэтому единственное требование, которое нужно соблюдать при оформлении такого документа, – его должен утвердить руководитель организации.
Из нетиповых форм это может быть приказ руководителя или заявление самого сотрудника, подписанное руководителем. Такие документы нужно составлять, если подотчетные суммы сотрудник получает не из кассы. Например, когда для выполнения служебного задания ему выдается корпоративная банковская карта или на нее зачисляются деньги (если карта уже у сотрудника).
При выдаче подотчетных сумм наличными деньгами можно обойтись и без составления нетиповых форм. Расходный кассовый ордер (формы № КО 2 (ОКУД – 0310002)), которым оформляется выдача денег из кассы, содержит все реквизиты, необходимые для передачи сумм под отчет. Во-первых, в нем указывается цель выдачи подотчетных средств. А во-вторых, этот документ визирует руководитель организации. Об этом сказано в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Срок, на который организация выдает подотчетные суммы сотруднику, устанавливает руководитель (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Для этого он должен издать приказ.
Особые правила установлены в отношении кома