Бухгалтера, посоветуйте

Дебеторка по поставщикам не может уменьшать налогооблагаемую базу. Так как по поставщикам дебеторка не может висеть вообще. Это отрицательная кредиторская задолженность, с точки зрения налоговых органов, да еще не связанная с реализацией товаров, работ, услуг.

Если бы это была задолженность покупателей, то тогда смело можно уменьшать налогооблагаемую базу.

Если это поставщики, то расходы могут быть признаны экономически необоснованными и в уменьшение налогооблагаемой базы не приняты.

Если сумма значительная, стоит готовиться к защите своих интересов в судах нескольких инстанций.

Если же просто потеряли документы, не провели поставки, поставщики существуют и не признают Ваши акты сверок, то работайте с ними. Требуйте копии документов, проводите в бухучете текущим числом недопроведенные операции, и отражайте их как внереализационные расходы по статье "убытки прошлых лет, выявленные в текущем периоде". Так что принять вновь поступившие документы старых периодов Вы можете. Только рискуете за грубые нарушения учета расходов и доходов, если они были не по одному поставщику и не в одном только налоговом периоде, схлопотать штраф 15000 руб. Но это в любом случае Вы получите, во время выездной налоговой проверки, если в учете отразите такие старые документы в значительном количестве.

Так что лучше может просто их забыть?

По налогам срок давности истек, налоги уплачены, налоговая база не занижена, проверки проведены и акты проверок у Вас на руках. Просто спишите задолженность как нереальную к взысканию, но налоговую базу не уменьшайте. Проще будет, мне кажется.

Но правильней все-таки, невзирая на сроки, заплатить штраф, если начислят, и по каждому факту принять решение. Где отразить в учете потерянные документы, где отразить сведения о том, что организация не существует, а где-то, собрав документы, подать иск в суд о взыскании задолженности. И изменить систему учета, чтобы впредь данная ситуация не повторялась.

Вам у себя нужно провести инвентризацию расчетов с поставщиками, оформить документ, затем издать приказ о списании дебиторской задолженности (срок 3 года) как нереальной к взысканию и списать на 91 счет на уменьшение налогооблагаемой прибыли, а если вы с кем-то напишете акт сверки, то срок (3года) будет отсчитываться от даты сверки.