про компенсацию за использование личного авто...

А делается это так:
Издается приказ директора: "В связи с отсутствием свободного служебного автотранспорта и для обеспечения бесперебойной работы производства (торговли) направить работника ХХХ в город А в организацию Б для закупа и доставки материала С на личном автомобиле, принадлежащем ему на праве собственности гос номер №....Оплатить ХХХ расходы на топливо при условии предоставления оправдательных документов".
Так как вы знаете, что он израсходовал 6 литров, то вам известен километраж и норма расхода топлива на 1 км пути.
Составляете авансовый отчет, прилагаете копию приказа, чек ГСМ, расчет потребленного дизтоплива с путевым листом. Еще можете заполнть бланк установленной формы отчета по командировке, где указывается цель командировки и результат выполнения задания. В этой строчке можете указать номера накладной и счет-фактуры или номер товарного чека (если покупалось за наличку) . Этот документ подписывается руководителем. Его тоже пригагаете к авансовому отчету.
В авансовом отчете делаете проводку:
Дт 10.3 Кт71.1 (например 6л*15 руб) 90 руб
Дт71.1 Кт50.1 выдана задолженность по авансовому отчету
Для подтверждения километража оформите путевой лист на этот день и там километры укажите.
Все эти документы делаются не выходя из своего офиса и не вставая с рабочего места. И "черные" кассы не надо напрягать (особенно при их отсутствии) и мозги тех, кто за материалом посылал...

в таком случае мы платим из черной кассы. Компенсация выплачивается по приказу ежемесячно, а у вас единичный случай. Оприходуйте по чеку д/т на другой а/м и спишите.

Хороший ответ дала Irina, но я бы просто выдала в подотчет деньги, взяли бы чек и копию чека (Бумага, канц. товары, и т. д. ) и сделали авансовый отчет.

Выплатить компенсацию без приказа по организации Вы так и так не сможете. Как отдать деньги пусть думает тот, кто его посылал на своем авто.

проведите этот бензин на другую машину. полюбовно договоритесь с водителем, чтоб он отдал деньги... 6 литров... это ведь такая ерунда.

Официально ты сможешь все оформить когда у тебя будут приказы или распоряжения, а так разойдитесь по хорошему компромисов много