Перепланировка квартиры выполнена по разрешению администрации, проектная документация один экземпляр у них находится

Вы вообще можете никого в ваше жилище не пускать, ни административную плесень, ни бомжей. Это вам гарантировано ст25 Конституции.
Правда в ней есть оговорки про федеральные законы и суд.
Но ваше право не пускать записано первым.

Не понимаю, чего такого в квартире можно понавытворять, чтобы бояться визита каких-либо представителей от тех или иных официальных инстанций? Наркоту фасуете, притон держите или подпольное казино?
Конкретно по вопросу:
Когда вы получили решение о согласовании перепланировки, представив в соответствующий административный орган необходимые документы, в том числе один экземпляр Проекта перепланировки, вы приступили к осуществлению работ по этой перепланировке. После того, как работы завершены, необходимо получить Акт выполненных работ. Это как раз тот Акт, о котором вы упоминаете в дополнении к своему вопросу. Для подписания этого Акта. произведённую перепланировку должен проверить специалист технадзора. Только после того, как специалист, выехав на место и убедившись в соответствии фактической планировки с указанной в Проекте, он подтверждает данное соответствие своей подписью, этот Акт подписывается уполномоченным должностным лицом администрации, самим заявителем и специалистом Управляющей компании. После этого Акт выполненных работ (вместе с Решением о согласовании перепланировки) можно нести в БТИ для заказа Техплана квартиры в её новой планировке. На основании данных Техплана квартира ставится на кадастровый учёт в новом виде.
Так что впустить специалиста, задача которого сравнить произведённую перепланировку с задуманной и показанной в Проекте, вы обязаны!

Не понятно экземпляр какого документа находится в администрации (и в какой администрации тоже не понятно) и какой срок Вам не требуется продлевать. По-этому ответить на Ваш вопрос проблематично :)

После осуществеления работ в соответствии с утверждёной проектной документацией, Акт ввода в экспуатацию был? Выезжала МВК к Вам на приёмку?
В проектно-инветаризационой организации (ПИБ, БТИ, что там у Вас...) изменения внесены, их специалист приходил, замеры делал?
В кадастр и ЕГРП изменения внесены? Кстати, нигде нет информации и о том, кто собственник помещения то? Если муниципалы- то ходили, ходят и ходить будут, хотя Ваше право их без соответствующих оснований подтверждённых документально, в своё жилище не пускать.
Если квартира - Ваша, то в любом случае без соответсвующего заявления с Вашей стороны, никто из чиновников к вам не пойдёт. Вопрос в том, что если вы эту квартиру с перепланировкой недоузаконенной надумаете продавать, то сами побежите с соответствующим заявлением к чиновникам и будет их хлебом-солью встречать :)

Ну вообще помимо согласования с администрацией, по завершении перепланировки вы должны указать все изменения в кадастровой и технической документации. Кадастровый инженер должен к вам прити и все замерить далее внести все в технический план и в итоге все регистрируется в Росреестре. Однако это должно быть лишь для официальной манипуляции недвижимостью.

Никто к Вам не выйдет. Но у разрешение на ремонт имеет обычно срок годности. Через какое-то время оно просто аннулируется. И если захотите согласовать перепланировку, надо будет его заново получать.