Поделитесь опытом, please.

Я думаю, что основная идея здесь все-таки автоматизация.
Только автоматизация как на стороне предприятия или компании, так и на стороне контролирующих организаций, т. е. ФСС, Пенсионный фонд и т. д.
Кроме того, можно упомянуть про существующие системы автоматизации КДП и кадрового учета.
1C, Axapta, Navision, SAP и различные программы.
Можно пару слов про законодательство. 152-ФЗ (о персональных данных) . Смысл, что подобный закон препятствует автоматизации документооборота.
А предложения - автоматизация на уровне контролирующих организаций: электронные подписи, базы данных, защита информации и т. д.
Заявки на пенсионные свиделельства или на сдачу отчетности через Web-сервисы, а не стоять в очередях.
Разработка электронных форм для отчетности и сдача всех документов в электронном виде.

А основная мысль - это развитие электроных технологий, позволяющих автоматизировать бизнес-процесс и экономить уйму времени, но отсутствие финансирования и грамотного использования указанного. И проблема на стороне учетных организаций и на уровне законодательства, а не на уровне компаний, т. к. если бы было принято решение автоматизировать документооборот и принимать отчетность в электронном виде, то все компании приобрели бы такой продукт и установили необходимое ПО.

В качестве примера - единый центр подачи документов, где можно через сайт занять очередь и останется только принести необходимые документы, заранее зная когда очередь и что нужно.