Обьясните своими словами для чего нужен язык разметки XML

Вот есть ini файлы, есть стандартные пп (в винде) по работе с ним. Но у них один недостаток - он имеет 2х уровневую структуру. Нечто более сложное в него записать невозможно. ХМЛ - нечто подобное, но подразумевает многоуровневую иерархию (есть ли предел - не знаю) , основанную на тегах. Они могут быть любыми, зависит от разраба. Это в отличии от тегов в форматах файлов изображений или хтмл.
Т. е. данный формат позволяет хранить данные в символьном (читабельном) виде+написаны для многих языков стандартные способы по доступу/записи файлов в таком формате.
Эта идея понравилось разрабам: форматы Google Earth kml, SVG и прочая
ЗЫ Он нужен, если есть потребность в передаче таких данных.

Для обмена данными между программами и организациями. Сейчас вся отчетность сдается в XML

Это очень удобное средство для хранение данных. Эти данные затем можно пересылать между программами, можно преобразовывать.

Пример на знакомом вам html у вас есть структура документа. Которая подразумевает под собой чтение сверху вниз слева на право (таблицами дивами и прочим вы можете изменять этот порядок) . D xml для передачи структуры подчиненности не надо прибегать к ухищерениям. Тот кто находиться внутри какого то тега тот его и сын итд. Дальше у вас нет ограничение по тегам они могут завться как угодна у них могут быть параметры внутри. Это все имеет применение например в файлах настроек. Или например в книгах формата fb2 где html запихнут в xml. Ну или из программирование Qt(надстройка над с++) там есть ui модули - это файлики вкоторых отображена структура графического приложения и связи тоже в xml

я, например, иногда в своих программах использую в качестве хранения настроек

XML - это как анкета, в которой есть поля для заполнения. Анкет бывает много разных (по структуре) . Точно так же и в XML.