Обязательно ли заключение договора при оформлении сделки от 118 тыс. рублей?

Все сделки между юридическими лицами должны быть совершены в простой письменной форме за исключением тех сделок, которые требуют нотариального удостоверения. "Простая письменная форма» не означает, что это традиционный договор. Закон предусматривает много способов для совершения сделок в простой письменной форме. Например, договор можно заключить путем обмена письменными документами посредством почтовой, телефонной, электронной и пр. связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. В случае отсутствия договора в традиционной форме можно доказывать его заключение в письменной форме путем предоставления любых документов, из которых видно, что фактически между сторонами заключен договор (счета на оплату, платежные поручения, акты приема-передачи, товарные накладные, счета-фактуры, переписка и пр.). Наличие этих документов свидетельствует о заключении договоров в письменной форме. Всё это следует из ГК РФ - ст. 158, ст. 160, ст. 434, ст. 438
Никаких ограничений по суммам в ГК РФ не прописано.

А сами почитать ГК РФ - Глава 28. ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРА - не хотите?
там никаких ограничений на сумму договора нет.
И 118 тысяч - странная сумма - видимо 100 000 + НДС?

Начальство должно объяснить снабжению, что снабжение должно не умничать.
Интерес снабженцев абсолютно понятен, но начальству потом отчитываться перед ФНС - а там нужен договор.
Кто конкретно будет составлять/согласовывать договор - это уже вопрос организации работ начальством.

Разовая сделка может быть и без договора, если не госпредприятие. Но второй раз не прокатит. И сумма договора хоть три копейки может быть.

Если вы рассчитываетесь постоянно наличными с этим поставщиком, то действительно по одному договору лимит расчета наличными составляет не более 100 тыс. рублей. Указание ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
Поэтому этот поставщик и дробит договора по 100 тыс. (По 118 тыс. нельзя так как превышаете лимит ЦБ РФ).
Ну а если у вас безналичные расчеты, то можно заключить и один договор, на неопределенную сумму или объем, с одинаковыми другими условиями поставки.
Если же условия поставки разные, то на каждую поставку свой договор.

Ну, не пойму что вас смущает. Составьте договор, раз вы организация. Вообще, это обычная практика. При любой сумме.

А как же это уровень деловых людей. И в 2 х частях для каждого. Со всеми печатями