Как всё успеть?

Очень просто -- это называется "пассивные инвестиции". Вы вкладываете деньги в бизнес, нанимаете руководителя для этого бизнеса и получаете от него доклады раз в неделю (если вообще не в квартал). И ежегодно напускаете на него аудиторов... Причем скорее всего всем этим занимаетесь не Вы, а Ваш бизнес-менеджер...

Трудно заработать первый миллиард. Потом все идет по накатанной....

Про знаменитостей лучше не вспоминать. Пусть они будут для вас просто источником вдохновения.
Теперь конкретно по вашему вопросу.
1. Записывайте три обычных дня вашей деловой активности с указанием времени (хронометраж)
2. Сделайте анализ: что сделано, что не удалось и почему. Что можно делегировать помощнику (помощникам)
3. Какие рутинные дела съедают больше всего времени. Как рационализировать эти рутинные процессы.
4. Помощников лучше брать не на зарплату, а на %. Принесли деньги в компанию, получили свой %. Не принести ничего, ничего и не получили.
5. Важны приоритеты. Всегда выделяйте самое главное, самое важное и стараться сделать именно это. Часто причиной неуемения распорядиться своим временем является неумение выделять главное и делать именно главное. Человек пурхается в текучку, в мелочевке, а до важного, не доходит.
6. Вечером анализируйте день. Намечайте план на сл. день. Утром начинайте с самого важного, остальное по остаточному принципу. Все записывайте, пусть даже это будут 2-3 строчки. Намечайте шаги на 1 года, на 1 месяц, на 1 неделю. Анализируйте!
Умение распорядиться своей жизнью - одно из самых важных умений. Это нужно учиться и не жалеть на это времени. Окупится!