а вы в садик часто деньги сдаете? на что именно и сколько? кто собирает? родит комитет? обзванивают и просят принести?

я была председателем родкомитета, у нас было так: - кто сдал тому взяли и купили, остальные пусть сами приобретают, причем должны купить именно то, что требуется воспитателем по программе, если не сдают и не покупают ребенку, что нужно, значит ребенок просто сидит на занятиях и рисует на листочках. То что вы сдаете по тысяче рублей это очень мало и это надо донести до родителей, что на канцелярию деньги государством не выделяются - это всегда приобретается родителями как в садике, в школе, так и в высших ученых учреждениях.
Вам просто нужно завести журнал куда записываются все затраты, а воспитателю в свою очередь нужно сделать список = что нужно купить и сколько. Этот список дается председателю родкомитета, который и распределяет деньги. Воспитатели же денежными вопросами не занимаются они могут только предложить свою помощь как БАНК (смысле воспитателю сдают он сделал отметку в тетради, где родитель расписался что сдал именно на вот эту нужду там праздник, подарки, канцелярию и т. п. ) и далее просто может хранить деньги у себя в группе, но все затраты и приобретения делают родители. Чеки собирать обязательно которые проклеиваются в тетрадь с датой и товарами. А потом просто на очередном собрании отчитываетесь что купили, сколько и по чем. Самый лучший вариант привлекать родителей к этому процессу, вполне возможно, что найдутся родители которые смогут купить нужный товар подешевле или оптом знают где найти, а значит и вам легче и деньги экономней.