как эффективнее подтверждать расходы в ООО ?

все расходы подтверждаются документально!

Обычно все конкретными документами подтверждают:
1. Аренда - договор аренды + счета + закрывающие документы.
2. Реклама - счета + закрывающие документы.
И т. д.

Для подтверждения расходов нужны два документа:
1) расход денег (банковская выписка, РКО или квитанция ПКО получателя) ;
2) получение товара/услуги (акт, накладная, авансовый отчет и т. д.) .
Если показали оплату и подтвердили получение ценности, - этого достаточно для списания расходов.

все вышеизложенное верно, но только для материалов/услуг. .
товары попадают в расходы только после продажи...

"Эффективнее" нужно сокращать расходы и управлять денежными потоками, а подтверждать - нужно документально. Вопрос в корне не верен. Правильно заданный вопрос - это половина ответа.