могули в проходной комнате поставить перегородку, и нужноли это оформлять документально?

Можешь. Но по закону надо оформлять, т. к. это перепланировка.
как это сделать, читай Жилищный кодекс РФ (ЖК РФ) от 29.12.2004 N 188-ФЗ
Глава 4. ПЕРЕУСТРОЙСТВО И ПЕРЕПЛАНИРОВКА ЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ

Вроде можно, вот если-бы вы сносили перегододку, тогда нужно было-бы спрашивать, платить, оформлять и т. д.

Это действительно перепланировка и ее следует узаконить в установленном порядке. Ничего сложного в этом нет, тем более, что ломать ничего не собираетесь. Разрешение получите легко и быстро. Это тем более необходимо делать если впоследствии будете совершать какие-то сделки с этой квартирой. С неузаконенной перепланировкой это будет сложно делать, а оформлять разрешение уже после совершения перепланировки придется через суд.

если квартиру продавать не собираешься - можно и не оформлять.
а когда соберешься продавать - либо ликвидируешь перегородку, либо сделаешь новый паспорт на квартиру - "с перепланировкой"

Оформлять нужно в случае если будете продавать квартиру в ипотеку, т. к. банк требует тех. паспорт. А если продавать за наличные деньги или вообще не продавать тогда можно не оформлять ничего.
Узаконить через суд, особой сложности тоже не представляет, особенно если перепланировка незначительная. Денег потратить придется на БТИ и заключение СЭС